Cara mengurus surat pengantar kelurahan untuk pembuatan SKCK dan keperluan lain

Surat pengantar kelurahan adalah sebuah dokumen yang diterbitkan oleh kelurahan atau desa. Isinya adalah sebagai surat pernyataan bahwa pemohon surat adalah benar warga yang tinggal di kelurahan atau desa itu.

Surat pengantar kelurahan tentunya diurus di kelurahan atau desa domisili (tempat si pemohon tinggal saat ini). Termasuk bila alamat tinggal saat ini tidak sama dengan alamat KTP, misalnya saat ngekos atau ngontrak untuk urusan sekolah/kerja, atau saat tinggal di asrama atau mondok.

Tujuan

Surat ini bertujuan untuk membuktikan bahwa yang bersangkutan benar-benar tinggal di kelurahan/desa itu, baik memiliki rumah sendiri, mengontrak, kos, atau asrama. Nantinya, surat pengantar ini dapat digunakan dalam berbagai keperluan, misalnya mengurus dokumen kependudukan seperti KTP/paspor, mengurus SKCK dan mempersiapkan pencatatan sipil dalam pernikahan.

Langkah-langkah

Tidak sulit untuk mendapatkan surat pengantar kelurahan. Bahkan, pada waktu yang tepat, semua urusan bisa selesai dalam 1 hari saja.

Mempersiapkan surat pengantar dari RT dan RW

Dokumen ini wajib dipersiapkan, terutama bagi yang KTPnya tidak sesuai alamat tinggal saat ini. Mintalah dokumen ini kepada pengurus RT dan RW tempat anda tinggal saat ini.

Secara garis besar, dalam tahapan ini, pemohon surat akan singgah di 2 tempat, yaitu rumah pengurus RT dan rumah pengurus RW.

1. Siapkan fotokopi KTP, minimal 1 lembar. Di beberapa tempat, KTP cukup difoto dan dikirimkan lewat WA ke pengurus RT.
2. Alternatif bila KTP tidak tersedia: Surat keterangan perekaman e-KTP atau fotokopi KK.
3. Bila alamat tinggal tidak sesuai KTP, disarankan untuk menyiapkan fotokopi kartu ID pekerja, kartu pelajar, atau kartu mahasiswa.
4. Datanglah ke rumah pengurus RT, biasanya ketua RT atau sekretaris RT dengan membawa fotokopi KTP (bila diminta).
5. Di beberapa tempat, ada syarat lain untuk mendapatkan surat pengantar, misalnya melunasi iuran RT sampai bulan ini, atau menunjukkan surat dispensasi iuran.
6. Minta surat pengantar. Sebutkan keperluan surat pengantar (misalnya untuk membuat SKCK). Jangan lupa untuk menyerahkan fotokopi KTP.
7. Jika sudah selesai, periksa kembali agar tidak ada isi data yang salah (nama, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, NIK, keperluan).
8. Pastikan juga pengurus RT telah menandatangani dan memberi cap pada surat.
9. Bawa surat tersebut ke pengurus RW.
10. Mintalah pengurus RW untuk menandatangani dan memberi cap surat tersebut.

Pengurusan surat pengantar dari RT/RW dapat selesai dalam waktu kurang dari 1 jam. Namun, karena pengurus RT/RW biasanya tidak terikat waktu (dan banyak yang bekerja di kantor juga), kadang mereka memiliki waktu yang sedikit untuk mengurus dokumen ini, sehingga bisa saja selesai dalam waktu hingga beberapa hari.

Di bawah ini adalah contoh surat pengantar yang sudah disahkan. Nama, alamat, format surat, dan data lainnya adalah karangan penulis untuk menghindari pembocoran identitas, dan hanya untuk keperluan ilustrasi.

Minta surat pengantar di kelurahan

Dalam tahapan ini, pemohon surat mengurus surat pengantar di kelurahan atau desa.

1. Siapkan fotokopi KTP, minimal 1 lembar. Di beberapa tempat, cukup dengan membawa KTP asli (bukan fotokopi).
2. Alternatif bila KTP tidak tersedia: fotokopi surat keterangan perekaman e-KTP atau fotokopi KK.
3. Bila alamat tinggal tidak sesuai KTP, disarankan untuk membawa fotokopi kartu ID pekerja, kartu pelajar, kartu mahasiswa, atau surat keterangan dari RT/RW asal.
4. Datang ke kantor kelurahan/balai desa dengan membawa fotokopi KTP (atau dokumen alternatif) beserta surat pengantar RT/RW.
5. Minta surat pengantar sambil menyerahkan surat pengantar dari RT/RW.
6. Jika sudah selesai, periksa kembali agar tidak ada isi data yang salah (nama, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, NIK, keperluan).
7. Pastikan juga petugas kelurahan/desa telah menandatangani dan memberi cap pada surat.
8. Surat siap untuk digunakan.

Pengurusan surat pengantar dari kelurahan/desa juga dapat selesai dalam waktu kurang dari 1 jam. Namun jika ada banyak pemohon surat keterangan dalam waktu yang sama, antrian dan proses pengurusan bisa lebih dari 1 jam. Apalagi bila terjadi kendala seperti blanko surat kosong atau masalah lain.

Di bawah ini adalah contoh surat pengantar kelurahan yang sudah disahkan untuk keperluan membuat SKCK. Nama, alamat, format surat, dan data lainnya adalah karangan penulis untuk menghindari pembocoran identitas, dan hanya untuk keperluan ilustrasi.

Penggunaan

Surat pengantar/keterangan dapat digunakan untuk mengurus keperluan/dokumen resmi, sesuai dengan tujuan yang telah disebutkan di dalam surat pengantar.

Catatan

1. Waktu pengurusan dokumen dapat berbeda-beda di setiap daerah. Di tempat saya, waktu mengurus semua dokumen (pengantar RT-RW dan pengantar kelurahan) bisa diselesaikan dalam waktu kurang dari 1 jam. Di tempat lain bisa berbeda, tergantung berapa banyak pemohon surat keterangan, ketersediaan waktu pengurus RT-RW, dan kemampuan sumber daya manusia (SDM)-nya.
2. Alur pengurusan dokumen juga bisa sedikit berbeda di tiap daerah, tergantung bagaimana alur yang telah ditetapkan dan kesiapan teknologi di setiap tempat. Namun, kurang lebih alurnya akan mirip seperti yang sudah dijelaskan di atas.